転職に必要な退職願や退職届の書き方、封筒選びについて解説。

転職で必要となることの多い『退職願』。

そんな退職願ですがテンプレート利用で簡単に作成することができます。

今日の記事ではそんな退職願の作成方法、そして提出するタイミングも含めて詳しく解説していきます。

退職願と退職届について知る

退職願と退職届の違い

転職を決意する、もしくは転職先が決まれば避けて通れないのが『退職』

そんな退職ですが意思表示のために『退職願』もしくは『退職届』が一般的に用いられます。

ちなみに退職願は「退職させてください」と会社にお願いするもの。円満に退職を進めるために、まずは退職願で合意形成を図る際に用いられます。

いっぽう退職届は「退職します」とその意志を通告するもの。こちらは基本的に撤回できず、強めの意思表示になります。

また、退職願や退職届に似たものに『辞表』があります。辞表は公務員や会社役員が辞めるときに用いるもので、あまり一般的な会社員は使うことはありません。

退職の意思表示の際には注意しておきましょう。

退職願の提出方法

退職願の提出方法ですが、円満な退職を望むのなら、まずは直近の上司への相談がベターです。

たとえば自身の直近の上司が主任であるならば、まずは主任へ相談もしくは申し入れしてみましょう。

その際の上司の反応としては

①　慰留して再考を促される
②　退職願を受理し、必要な手続きについて指示をくれる
③　さらに上の上司への申し入れを促される

といった反応などが見受けられます。

特に③の場合は主任へ相談するも主任判断では受理できず、さらに上長にあたる課長へ退職願もしくは申し入れしてほしいと促されることもあります。

退職の手続きや退職願の提出方法に関しては、お勤めの会社で就業規則で定められていることがあります。まずはそちらを確認してみましょう。

退職を切り出すタイミング

退職願の提出先もさることながら、もうひとつ考えておくべきなのが『退職を切り出すタイミング』。

一般的に期間の定めのない正社員に関しては、民法627条によると「雇用は解約の申し入れの日から2週間をもってする」といった法律が存在します。

つまり民法627条に従うならば、労働者は退職日の2週間前には退職のための意思表示が必要となります。

ですがもうひとつ注意すべきが『就業規則』。

就業規則の退職に関する事項を読むと『退職の意思表示は一か月前とすること』、組織によっては『退職の意思表示は三か月前とすること』などと定めているところもあります。

可能であれば転職可能時期を調整して、就業規則に従って退職できれば、円満な退職につながる可能性が高まります。

法律と就業規則に開きがあると少し考えてしまいますが、引き継ぎ期間も合わせて余裕を持った退職計画を考えておきましょう。

退職願の書き方と封筒選び

退職願はパソコン？手書き？

退職願を作成し始めて少し疑問に思うのが、作成は『パソコン』『手書き』どちらがいうのかとういこと。

実は退職願、退職届の作成方法としてパソコン作成、手書き作成についてどちらでなくてはならないという定めはありません。

パソコンが普及して数十年という歴史の浅さから、従来は手書きで作成される方多かったそうです。

なお現在は作成の簡単さから、パソコンで退職願を作成される方も増えてきています。

そんなパソコンでの退職願の作成ですが、一から文面を考えると時間がかかります。

そこで便利なのが『テンプレート』。テンプレートを用いれば、退職日や会社名など必要なところを変えるだけで簡単に退職願を作成することができます。

次章で退職願のテンプレートについて見ていきましょう。

退職願のテンプレート

こちらが退職願としてよく用いられるテンプレートです。

このフォーマットを記載例として退職願を作成するポイントは下記の通り。

①「20XX年X月X日をもって退職いたしたく」の20XX年X月X日には退職希望日を。
②　20XX年Y月Y日には退職願の提出日を。
③　一般的な会社での退職願の申し入れ先は『代表取締役社長』になります。

上記の要点を押さえて作成すれば、退職願の文面は完成です。

退職願をパソコン作成時に利用する用紙サイズですが、大きさはA4やB5が一般的です。

次は退職願に用いる封筒についても確認しておきましょう。

退職願に使う封筒の種類と色

退職願の文面が完成したら、次に用意するのは文書を入れる『封筒』。

退職願もしくは退職届で利用される封筒は、一般的に白無地のものが利用されています。

封筒の書き方は上記の通り、表へ『退職願』もしくは『退職届』、裏面には所属部署と自身の名前を記載します。

退職願を入れる封筒のサイズですが、A4用紙なら三つ折りにしても入る『長形3号』、B5用紙なら『長形4号』の大きさを選ぶと無難です。

白無地の封筒は文房具店のほか、書店やホームセンター、スーパーなどでも買えることがあります。

退職申し入れ時期を決めたなら、封筒も準備しておきましょう。

円滑に退職から転職へとつなげるために

引き継ぎ事項をまとめておく

円滑に退職そして転職へとつなげるために、いくつかやっておいたほうが良いことがあります。

『ひとつは引き継ぎ次項をまとめておく』ということ。

退職を申し入れしたら、残りの期間で引き継ぎをしていかなければなりません。

そして引き継ぎをし始めると分かりますが、引き継ぎ相手と知識量やスキルに差があると、以外と時間がかかることがあります。

そんなときには『引き継ぎノート』を準備して、まとめておくと便利です。

自身が退職した後も引き継ぎノートがあれば、「〇〇のときは、〇〇で対応する」と自身の変わりに対応してくれます。

引き継ぎノートの作成は義務ではありませんが、残しておいてあげると良心的です。

在職中から転職活動を進めておく

あともうひとつ。円滑に退職そして転職へと進めるために必要なこととして、『在職中から転職活動を進めておく』といったことが挙げられます。

たとえば在職中から転職活動を始めると、以下のようなフローで進んでいきます。

転職を考えはじめる
　　↓
求人を検索する
　　↓
求人に応募する
　　↓
希望会社に内定をもらう
　　↓
退職申し入れする
　　↓
引き継ぎ期間を経て転職へ至る。

この中で転職エージェントもしくは自身で転職可能時期などを交渉し、そして退職可能日も決まることとなります。

転職面接や交渉などを経験していくと、退職に必要な日数を概算することも可能となり、円滑な退職や転職にもつながります。

なお転職可能時期や年収面の交渉などは、転職エージェントを使うと便利です。

転職エージェントに関しては自身の転職経験を元に、過去記事でも紹介しています。

興味のある方はぜひご覧ください。

面接調整などスムーズな転職活動にはエージェント利用の検討を。

退職願の作成方法、提出方法をマスターしてスムーズな転職へつなげよう。