転職でも大切な社会人で身に付けておくべき【ビジネスコミュニケーションスキル】
今日の記事ではビジネスコミュニケーションの技術や種類について紹介していきます。
○ ビジネスなら効率的なコミュニケーションが必須
○ 普段のコミュニケーションとは区別される
○ ビジネスコミュニケーションの種類
◇ ビジネスコミュニケーションを活かす
○ メールやFAXへ活かす
○ プレゼンテーションへ盛り込む
○ 対面営業でも使える
◇ 社内でも活きるビジネスコミュニケーション
○ 上司への報告・連絡・相談で活きる
○ 自身の余裕時間も産まれる
ビジネスコミュニケーションとは
ビジネスなら効率的なコミュニケーションが必須
ビジネス現場におけるコミュニケーションでは効率を心掛ける必要があります。
なぜなら、どんな仕事においても期限が存在するからです。期限に間に合うよう交渉を進めていくためには、効率的なコミュニケーションが必要になります。。
そんなコミュニケーションの対象は顧客のみならず、社内の同僚や上司も含みます。
社内外問わず、効率良いコミュニケーションはお互いのストレスを減らす強い武器となってくれます。
後述する話法でしっかりとしたビジネスコミュニケーションを身に付けてみましょう。
普段のコミュニケーションとは区別される
ビジネスコミュニケーションを獲得する上で覚えておきたいのが、普段のコミュニケーションとは区別されるということ。
ここでいう普段のコミュニケーションとは家族や友人との会話などを指します。
とりとめなく、いろんなことをたくさん話せる家族や友人との会話は大切なもの。ですがそんな話し方をビジネスの場へ持ち込んでしまうのは少し考えものです。
方向性なく情報量の多い普段のコミュニケーションともなると、ビジネス現場ではふさわしくない場面もあります。
そんな意味でビジネスコミュニケーションと普段のコミュニケーションは区別されることを覚えておきましょう。
ビジネスコミュニケーションの種類
ビジネスコミュニケーションで大切なもの。
それは大別すると【伝達力】と【聞き出す力】です。
伝達力とは発信する力を指し、話しかける、声掛けするといったことを指します。
また聞き出す力とは、作業としては話を聞くことになりますが、傾聴技術や解釈の仕方なども含みます。
そんな伝達力や聞き出す力は、技術の積み重ねと継続でスキルが上がっていきます。
後述するチャプターではビジネスシチュエーション別に、必要なコミュニケーション技術について確認していきましょう。
ビジネスコミュニケーションを活かす
メールやFAXへ活かす
メールは私用はもちろん、ビジネスでもよく用いられるコミュニケーション手段です。ただし私用とビジネスでは、記載内容に工夫が必要です。
ビジネスメールで伝達力を高めるなら、要件をできるだけ本文の頭の部分で記載すると効果的です。たとえば例文にすると下記の通り。
○○○会社
○○○様
平素はお世話になっております。
このたび商品○○をリニューアルすることとなり、ご案内させていただきます。
以下本文続く…
ビジネス現場ではこんな感じで要件を頭に持ってきて担当者へメールを送ることで、メール受信者に分かり易く要件を伝えることが出来ます。逆に私用メールのごとく、ダラダラとしたメールはビジネスではあまり好まれません。
なおFAX送付状における本文記載部分も要領は同じです。メールやFAXを上手に発信して、伝達力を最大限に発揮しましょう。
プレゼンテーションへ盛り込む
プレゼンテーションにおける発信の場においても、伝達したいことを頭に持ってくると、視聴者は分かり易く視ることができます。
たとえば自身は医療従事者として勤務していますが、症例発表などでは下記の要領でスライドを作成しています。
スライド1 ○○障害に対する○○介入効果で有意差を認めた
スライド2 ○○障害を持つ症例群へ○○介入を実施
スライド3 従来の介入と比較して○○介入で有意差あり
スライド4 介入効果を得られた理由及び考察
スライド5 今後の課題
スライド枚数はもっとありますが、ここでは例示として割愛して記載しています。
こんな感じでどんな介入をして効果があったのか、といった結論を頭に持ってくると、伝達力をいかんなく発揮して、視聴者に分かり易く伝達できます。
医療によらずとも、他のビジネスにおけるプレゼンテーションでも活用してみましょう。
対面営業でも使える
営業では前述した伝達力を発揮する技術、そして聞き出す力の双方が大切になります。
ビジネスにおける伝達力の基本は、要件を頭に持ってきて、相手に分かり易く訴求したいことを伝えること。
要件を始めに伝えられた相手は、そもそも「関心がある」もしくは「関心がない」といったアクションを取りやすくなります。
そういった相手方のYes、Noのリアクションを想定しておけば、関心があるときの訴求方法、関心がないときの問いかけ方など、あらかじめ考えておくことができます。そしてそういった準備は、聞き出す力につながります。
伝達する方法、そして話を聞き出しての返し方など、ロールプレイなどであらかじめ練習を積んでおくとビジネス現場でも力を発揮できます。
社内でも活きるビジネスコミュニケーション
上司への報告・連絡・相談で活きる
伝達力や聞き出す力は、社内向けにおけるビジネスコミュニケーションでも発揮されます。
たとえば上司への報告・連絡・相談。
上司と部下のコミュニケーションでは、同じ案件を共有していても経験の差異、考え方の違いなどで齟齬が生まれることがあります。
そういった齟齬を紐とくには、前述した要件を頭に持ってくるコミュニケーションも効果的です。
たとえば上司と部下の共有案件で、部下側が「案件を○○で進めたい」と意志表示し、上司は「いや案件は○○の進み方でいこう」と意見が分かれたとします。
これは一見、部下と上司で軋轢が生まれそうですがそうではありません。考え方の違いを早めにお互いに認識することで、今後の修正を速やかにかけられうようになります。
また上司が引っ張っていきたい側か、話を聞いてくれる側かで、部下からの報告の上げ方や表現方法は少し工夫が必要です。
いずれにせよ上司と部下の軋轢を放置するよりも、伝達力を発揮して、関係を築いていく初期の部分でギャップを埋めるよう努めましょう。
自身の余裕時間も産まれる
伝達力を上手に発揮できるようになると、自身の余裕時間も産まれます。
なぜなら自身が意志表示をしっかりすることで顧客の判断を促せるからです。要件を始めにもってくるコミュニケーションを心掛けると、相手の興味の有無などを速やかに判断することができ、相手の判断を催促する手間などが省けることがあります。
また社内における上司や同僚とのコミュニケーションにおいても同様です。伝達力を発揮すれば、考え方を共有できる部分とそうでない部分が明確になり、自身が必要な修正方法を考えることができます。
このように上手に発信することができれば、自身に必要なことも明確となり、もやもや考える時間が減るので余裕時間も産まれます。
ビジネスコミュニケーションをマスターして、仕事を円滑に進める技術を獲得していきましょう。
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