ビジネスが捗る5w1hを意識した話し方や使い方を解説します。

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ビジネス現場において分かり易く、効率的な話し方を実践するなら意識すべき【5w1h】。

今日の記事では5w1hについて事例を交えながら、実際のビジネス現場で使える話し方について紹介していきます。

目次

ビジネスにおける5w1hの意味とは

5w1hは頭文字を表す

ビジネスの話し方における5w1hとはいったい何を表しているのでしょうか。

それはズバリ英語の頭文字です。人によっては既に聞いたことがある方もいらっしゃるかもしれません。

列挙すると

・what  何を
・who   誰に
・where  どこで
・when    いつ   
・why    なぜ
・how    どのように

といった意味になります。

これらを盛り込んだ話し方が、仕事における5w1hを意識した話し方になります。

仕事の授受に盛り込むべき5w1h

ビジネス現場ではいろんな仕事を引き受けます。そんな仕事の授受において、5w1hを盛り込むと効果的です。

前述したように5w1hの意味を確認すれば分かりますが、仕事の授受においては「いつまでに」と期限を切ったり、仕事の完了を「誰」に伝えるかといった事柄が必須となります。

また「どのような手段」を用いて仕事を実践すべきかといった確認も大切です。

単純だけど割と盛り込むのを忘れがちな5w1h。仕事においては常に意識して使ってみましょう。

5w1hは上司と部下がお互いに意識すべき

ビジネス現場における5w1hを意識した話し方は、上司と部下お互いが意識すべき課題となります。

たとえば上司として仕事を振る場合、仕事の期限や手段などが曖昧な場合、仕事を振られた側の部下も困惑して進捗は芳しくないものになるでしょう。

また部下として仕事を振られた場合、仕事の期限や手段などを聞きそびれてしまうと、上司の意図する仕事の期限や手段とミスマッチが起こり、仕事の進み具合で齟齬が発生する可能性もあります。

このように上司と部下、どちらが5w1hを意識すれば良いというものでもありません。

上司と部下、仕事の指示者そして受け手の双方が5w1hを理解しておくことが大切です。

仕事の事例別に5w1hを学ぶ

部下として5w1hを意識した仕事の受け方

それでは単純な事例を参考に、5w1hを盛り込んだビジネスにおける話し方について確認していきましょう。

まずは部下として5w1hを意識した仕事の受け方です。

たとえば上司から「ここ半年の仕事の記録を整理しておいて」なんて指示を受けたとします。指示を受けた部下として「はい、分かりました」だけでは少し心もとない感じです。

上記のように仕事を振られたら「記録はフラットファイルごとの整理で、書庫の棚へ置いておけばよろしいでしょうか。明後日まででしたら終えられると思いますので、完了すれば報告します」なんて回答するのも良いかもしれません。

上記のように回答すればどのように(how)、どこへ(where)、いつまでに(when)、誰(who)に報告すべきかといった点が盛り込まれています。

仕事を引き受けた際には、このように5w1hの使い方を意識して確認しくことも大切です。

上司として5w1hを意識して仕事を振る

今度は上司として5w1hを意識した仕事の振り方についても確認しておきましょう。

さきほどの事例「ここ半年の仕事を整理しておいて」に関して、指示をする側として考えてみましょう。

上司として同様の仕事を指示するならば「○○の仕事の半年の記録、明後日までに書庫へ整理しておくように。取引先毎にフラットファイルで分けて、仕事を終えたら私に報告してくれ」と言えばより具体的です。

このように指示される部下側の立場に立って仕事を振ると、お互いの齟齬が減ります。

また部下の仕事量によっては対応しかねる仕事も、5w1hを盛り込んで指示すれば、どんな点で仕事を引き受けかねるのかも明らかになります。

話し方のほか5w1hを意識した書き方も大切

上記では上司と部下といった関係にスポットを当てて、5w1hを意識した話し方について確認してきましたが、ビジネス文書においては5w1hを意識した書き方も大切。

特に社外向けのメールなどであれば、取引先に対して5w1hを盛り込んだ文章で返さなければなりません。

たとえば見積もり依頼であれば

「お問い合わせいただいた商品○○に関しては○○円で引き受け可能です。お見積りの有効期間は○○日までとなっております。お問い合わせは担当○○までお願い致します。」

のように、何を(what) = 商品○○、どのように(how) = ○○円で、いつまでに(when) = 有効期限、誰(who) = 担当者など5w1hを意識した書面で返すことが大切となります。

こういった見積もり依頼などはテンプレートなどを利用すれば、自然と5w1hなどが盛り込まれるようになっています。

仕事において書面で残る文章の書き方に関しても、5w1hは必ず盛り込むようにしましょう。

ほかにもある5w1hの効用

5w1hを意識すればストレス軽減

ビジネス現場における5w1hの効用は仕事の効率化以外にも様々なものをもたらしてくれます。

ひとつはストレス軽減。前述の通り仕事現場で5w1hを盛り込むと、上司と部下、そして取引先に至るまでコミュニケーションの齟齬を防ぐことができます。

仕事で抱えるストレスの主たるものは人間関係。中でもコミュニケーションを原因とするストレスも多くあります。

「言った」「言っていない」でもめないためにも、いつどのようにどう仕事をこなすべきか。そういった具体的な話し方を仕事では心掛けましょう。

5w1hを使い分ける

ここまでビジネスにおける5w1hの使い方について述べてきましたが、これとは別の話し方を身に付けるともっと有効です。

それは雑談の場では、あえて5w1hを使わないこと。仕事における雑談はいわば潤滑油のようなもので、大切なコミュニケーションのひとつ。

5w1hの話し方はとても効率的ですが、それゆえ堅苦しさを感じることもしばしばです。そのため、自身の人となりなどを伝えたい場面では、あえて5w1hを伏せた雑談なんかも有効となってきます。

ミスを減らして効率的な会話を成立させる5w1hの話し方、あえて人となりを伝えるため5w1hを使わない話し方、どちらも上手に使って仕事で上手なコミュニケーションを取りましょう。

ビジネス場面では5w1hを盛り込んだ話し方を意識して、上手に仕事をすすめていこう。

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