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ビジネスにおける進捗管理に便利なツール【to do リスト】

今日はgoogle to do リストを使った、簡単にできる進捗管理の手法について詳しく解説していきます。

to do リストとは

仕事や予定の進捗管理に便利

to do リストとは予定表のような役割を果たしてくれます。

かつてはメモ帳やスケジュール帳で仕事の進捗管理をしていた自身ですが、現在はgoogle to doリストでもっぱらの進捗管理を実行しています。

to do リストを使うと完了しているタスク、未完了のタスクが一目瞭然です。

またgoogle to do リストを用いれば、未完了のタスクをアラートで通知してれるので便利です。

それでは実際に後述する方法で、パソコン版やスマホ版のto do リストを使ってみましょう。

パソコン版google to doリストを使う

googleアカウントを取得している方は、まずgmailを開いてみましょう。

すると画像のように、右端のアプリ一覧にto doリストが表示されているのが確認できます。

gmailでto doリストが表示されている人は、このまま直接編集すれば予定を作成することができます。

なおgmailアカウントによっては、このようにto do リストが表示されない方もいるようです。そんな方はgoogleカレンダーから直接編集することでto do リストを作成することができます。

google to doリストPC版の作り方

gmailからgoogle to doリストを編集出来る方は、実際に予定を作ってみましょう。to doリストアイコンをクリックすると編集画面に移行します。

続いて実際に任意の曜日や時間に、予定タイトルや詳細を入れてみましょう。今回は2021年11月14日6：05に起床してジョギングする旨のタスクをサンプルで追加してみました。

入力したto do リストの予定は、下記のようにgoogleカレンダーなどで確認することができます。

ちなみに未完了のタスクは下記のように通知をしてくれます。

こんな感じで詳細なタスクを追加。そして備忘録としてアラートを確認することで、より綿密なタスク管理を実行することができます。

to do リストをもっと活用する

スマホ版google to doリストの作り方

google to doリストはスマホ版も用意してくれており無料で利用可能です。

to doリストを使うにはまずgoogle play storeでダウンロード。アイコンはこんな感じです。

アイコンをタップすると、to doリスト編集画面へ移行します。こんな感じでパソコン版google to doリストと同様に、タイトルと詳細、予定曜日時間を設定することができます。

to doリストの追加が終われば、こんな感じで時系列で予定が組み込まれます。

スマホとパソコンのto doリストを共有

google to doリストを利用するときに覚えておくべきなのが、スマホとパソコンで共有できる機能です。

androidスマホユーザーであれば、任意のgoogleアカウントでメールなどを利用していると思いますが、そのgoogleアカウントでパソコンを利用すればto doリストを共有することが可能です。

アカウントを共有するとto doリスト予定の閲覧、編集が相互に可能となります。

googleアカウントを同期している人は、ぜひこの機能も覚えておきましょう。

スマホ版to doリスト通知で忘れ物対策

パソコン版google to doリストにアラート通知設定があるように、スマホandroid版to doリストにも通知設定が存在します。

たとえばto doリストで設定したタスクが未完だと、下記のように通知が来ます。赤丸で囲んだ部分が通知です。

通知を開いて「完了とする」を選べば通知は消えます。

タスク管理や備忘録にこのアラート通知機能も活用しましょう。

googleアプリでスマートに仕事をする

googleドライブでどこでもアクセス

今日紹介した【google to doリスト】以外にも、googleはスマートに仕事をこなすために様々なアプリを提供してくれています。

そのひとつがgoogleドライブ。このドライブのオンラインストレージ機能を使えば、場所や時間を問わずファイルにアクセス可能となり、仕事の自由度を各段に上げてくれます。

google ドライブに関しては過去記事でも紹介しているので、よければ参照してみてください。

出典：無料のgoogleドライブを使ったデキるビジネスマンの仕事術

エクセル代わりのgoogleスプレッドシート

もうひとつ便利なgoogleアプリが【スプレッドシート】

スプレッドシートは表計算ソフトであり、こちらもgoogleアカウントを取得していれば無料で利用することができます。

またスプレッドシートで作成した表計算ファイルは、エクセル形式で発行することも可能です。家でスプレッドシートを作成して、会社でアクセス可能なパソコンのエクセルでそのスプレッドシートを開くなんてことも可能です。

スプレッドシートに関しても過去記事で紹介しています。よければ参照してみてください。

出典：ブロガーにも便利なgoogleスプレッドシートの使い方を解説

出来るビジネスマンに必要な進捗管理は、google to doリストを活用してみよう。